1.Proje ve Yapım Yönetimi Kongresi, 29 Eylül - 1 Ekim 2010
ODTÜ Kültür ve Kongre Merkezi, Ankara

İnşaat Proje Yönetiminde “Ölçme ve Değerlendirme” Hangi Detay Seviyesinde Ele Alınmalıdır

 

Ahmet Avinal

Öğretim Görevlisi YTÜ, Mimar, PYO-Proje Yönetim Ofisi Kurucu Ortak, İstanbul

Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.

Özet

İnşaat projelerinin hedeflenen durumun çok gerisinde kalmalarının, zararla kapanmalarının en önemli nedenlerinden biri “Ölçme ve Değerlendirme” konusunda, yüklenici firmanın yeterli kültür ve gerekli sisteme sahip olmayışıdır.


İnşaat projeleri “Proje Yönetimi” metodolojilerinin uygulanabilirliği açısında en karmaşık ve kapsamlı örneklerdir. Her safhası gerekli detayda tasarlanıp takip edilmez, ölçme ve değerlendirmeye alınmaz ise sonuç parasal, miktarsal ve zamansal açıdan başarısızlık olacaktır. Bütçesi dahilinde ve süresi içinde tamamlanamayan bir projede ise “Proje Yönetimi” başarısından söz edilemez.


Ölçme; bir varlık, durum veya olayın belli bir özelliğe sahip oluş derecesini belirleme işlemidir. İnşaat yönetiminde ölçme, bir imalat veya durumun, parasal, miktarsal veya zamansal ölçeğinin belirlenmesi olarak kullanılır.


Değerlendirme; ölçme ile ortaya konulan duruma bir anlam verme işlemidir.


İnşaat Proje Yönetiminde, ölçme ve değerlendirme olgusunu, “izleme-kontrol” safhası içeriği ile karıştırmamak gerekir. Ölçme ve değerlendirme, inşaat proje yönetiminin  tüm safhalarında yapılması gereken işlemlerin doğruluğa en yakın şekilde tespit edilmesini sağlayan yöntem ve çalışmaların bütününü kapsar.


Doğru proje yönetim kararları; proje verilerinin öğrenilme derecesini, ölçme ile ortaya konulduktan sonra bu ölçme sonuçlarına dayanarak neler yapılacağının kararlaştırılması şeklinde oluşur.Proje yönetim’in her safhasında oluşturulacak kararlar, bir önceki safhada oluşturulan verilere dayanılarak yapılır. İnşaat proje yönetiminde ilk safhalarda yapılacak olan ölçme ve değerlendirme hataları, projenin geleceğini tamamen ipotek altına almak demektir.


İzleme-kontrol safhasında yapılacak olan, varsayılan ile gerçekleşen arasındaki farklılıkların tespitleri bize ancak kısmi düzeltme imkanı sağlayabilir. Projenin başarısı ilk safhalardaki  kurgusunun doğruluğu ile doğru orantılıdır.



Bu bildiride “Ölçme ve Değerlendirme” hangi safhalarda, hangi modüllerde, hangi detay seviyesinde ele alınması, gerekliliği, sebepleri ve sağlanabilirliğinin nasıl bir sisteme ihtiyaç gösterdiği anlatılmaya çalışılacaktır.

           

Anahtar Kelimeler: İnşaat Proje Yönetimi, Ölçme ve Değerlendirme, ERP.

Giriş

Yönetim  bir sanat ve aynı zamanda bir bilimdir. İşlerin başkaları aracılığı ile yaptırılması eylemini yürüten yönetim sanatı, kişisel özelliklere, becerilere, tecrübeye ihtiyaç gösterebilir. Proje yönetiminin temel amacı olan, zamanı, parayı, insan gücünü, makine ve teçhizatı en verimli şekilde kullanarak projeyi en uygun sürede, en uygun bütçe ile en kaliteli şekilde tamamlanması  bölümü  yönetimin bilimsel içeriğidir.Günümüz teknolojisi,  “İnşaat Yönetimi’ne bilgi ve beceri ‘Know-How’ dan ziyade, yönetimin bilimsel içeriğine  uygulanabilirlik ‘Do-How’ getirmiştir.


P
MI (Project Management Institude)  Amerika Proje Yönetim Enstitüsü, proje yönetimini 5 safhada incelemekte olup, bunlar başlangıç, planlama, uygulama, izleme ve  kontrol ve kapanıştır.


İnşaat Proje Yönetiminde bu kurguyu fizibilite, projelendirme, hazırlanma, planlama, uygulama, izleme-kontrol ve kapanış olarak 7 safha olarak ifade edebiliriz.


İnşaat Proje Yönetiminde, ölçme ve değerlendirme olgusunu, “izleme-kontrol” safhası içeriği ile karıştırmamak gerekir. Ölçme ve değerlendirme, inşaat proje yönetiminin  tüm safhalarında yapılması gereken işlemlerin doğruluğa en yakın şekilde tespit edilmesini sağlayan yöntem ve çalışmaların bütününü kapsar. İzleme-kontrol safhasında ise, varsayılan ile gerçekleşen arasındaki farklılıklar tespit edilerek yapılması gereken düzeltmeler saptanır. İzleme-kontrol işlemleri bize ancak kısmi düzeltme imkanı sağlayabilir. İnşaat projelerinde ilk 3 safhada, projelendirme, hazırlık ve planlama da yapılan ölçme ve değerlendirme ise projenin ana kurgusunun doğru yapılmasını sağlar. Bu kurgu projenin “Master Plan” dediğimiz ana planıdır.


İnşaat projeleri, proje yönetimi olgusunun en karmaşık örnekleridir. Her safhada oluşan, yer alan her türlü veri doğruluğundan şüphe edilmeyecek, kesin doğruluğa en yakın değeri bulunarak, o safhanın kurgusunda kullanılmış olması gerekmektedir. Aksi taktirde projenin kapsamı ve gelecek projeksiyonu ne zamansal, ne parasal ne de miktarsal ölçekte çıkartılamayacaktır.


Metraj, teklif,  analiz, maliyet, malzeme temin, verim, planlama gibi içeriklerde yanlış değerler üzerinde kurgulama yapmak, kontrol ve denetimi yapamamak, projenin tüm geleceğini riske atmak demektir. Bu bir kör’ün araba kullanmasına benzer, kaza kaçınılmazdır. 

Master planda yer alan her türlü veri, sağlıklı bir ölçme ve değerlendirme sonucu ortaya konmuş  olmalıdır.

Proje Safhasında Ölçme ve Değerlendirme;

Proje safhasında geliştirilmiş olan, mimari, statik, tesisat, elektrik planları da, o proje ile ilgili veri tabanlarıdır. Bu planlar, işin teknik uygulama verileridir. İmalat detaylarını, ölçüleri, mahal listelerini tarif ederler. 80 li yıllara kadar T cetveli kullanarak, 90 lı yıllarda 2 boyutlu planlama programları ile çizdiğimiz bu projeleri, 2000 li yıllarda, 3 boyutlu olarak tariflemek ve çizmek şansına sahibiz.


Bazı gelişmiş programlarda, tüm projemizi 3 boyutlu olarak şekillendirmek, sanal proje ortamında dolaşabilmek , metraj ve mahal listelerini otomatik olarak raporlatmak ve istediğimiz veri tabanlarına aktarmak şansına sahibiz.


Bu safhada ki ölçme ve değerlendirme sorunu, 3D teknoloji ile büyük ölçüde çözümlenmiştir. 3D teknolojisinin, inşaat proje yönetimine en büyük katkılarından birisi de, metrajların bu 3D projelendirme programlarından elde edilebilmesidir.


Metrajlar, inşaat projesini sayısal ölçekte belirleyen en önemli verilerdir. Metraj değerlerinin en alt detayda belirlenmiş olması gerekmektedir. Mesela, bina ağırlıklı projelerde, her imalat; hangi binada, hangi katta ve hatta hangi mahalde detayına kadar çözümlenmiş olmalıdır.  Metraj değerlerindeki doğruluk ve her proje değişikliğinde bu değerlerdeki değişikliğin, inşaat yönetim sisteminin ilgili veri tabanlarına ulaşımının sağlanması, projenin miktarsal, parasal ve zamansal değerlendirilmesindeki en önemli unsurlardan biridir.


Proje safhasında yapılması gereken; Bu safhada ki ölçme ve değerlendirmenin mükemmeliyeti için, metrajların da elde edilmesine olanak sağlayan, 3D teknolojide çözülmüş proje çizim teknolojileri kullanılmalıdır.

Hazırlık Safhasında Ölçme ve Değerlendirme;

İnşaat projelerinde iki taraf vardır. Yatırımcı ve yüklenici. Bu safhada yapılan çalışma içeriği aslında her iki taraf içinde aynıdır. Keşif, yatırımcıya projenin maliyetini bildiren çalışmaların bütünüdür. Teklif ise, projeyi yatırımcı için hangi bedele yapabileceğini  belirleyen çalışmaların tümüdür.


Yatırımcı, müşavirinin çalışmaları ile, müteahhit ise kendi teknik ekibi ile aynı projenin yaklaşık maliyetine ulaşmaya çalışır. Müşavir, ihale dosyasını oluşturan; müteahhit ise ihale dosyasını cevaplayan taraftır.


Müşavir firma da,  projenin tüm teknik içerik ve sayısal verilerini, yaklaşık maliyeti, yaklaşık iş akış programın, nakit akışı, bir ön çalışma ile ihale dönemi öncesi belirlemiş olmalıdır. Aksi taktirde, ölçmediği bir şey için, gelen teklifler arasında doğru değerlendirme yapma olasılığı zayıftır.

Hazırlık çalışmalarının temel verileri ;

- Projeler ve Detaylar

- İmalat tarifleri

- Teknik İçerik bilgileridir.

İnşaat firması tarafından, öncelikle firma veri bankasında bulunan, firma hafızası diyebileceğimiz, imalat analiz ve  birim fiyat kütüklerinden ön teklif değerlendirilmesi yapılmalıdır. Firma hafızası yok ise, yani firma tüm geçmiş projelerini her detayı ile ilgili modüllerde kayıt altına almamış ise, tüm çalışmalar teknik elemanların “Excel” dosyalarında çözülmeye çalışılıyor ise, bu safhada hazırlanacak ön teklif’e doğru ölçme kriterleri ile başlandığı düşünülemez.


Ön teklif çalışmaları sonrası, daha nitelikli metraj çalışmaları, projeye özel imalat analiz, birim fiyat  araştırmaları ve genel gider varsayım tespitleriyle doğru teklif değerlerine ulaşmaya çalışılmalıdır. Hazırlık safhasında da yaklaşık bütçe, nakit akış belirlemeleri için çok kapsamlı olmasada bir iş programı yapmak gereklidir.


Hazırlık ve Planlama döneminde projenin

1- Tüm imalat metrajları gerekli detayda çıkarılmış,

2- Tüm imalatların maliyet analizleri yapılmış,

3- Bu analizlerin malzeme ve işçilik olarak kaynakları saptanmış,

4- Tüm malzeme ve işçilik kaynaklarının birim fiyatları piyasa araştırması sonucu tespit edilmiş

5- Genel gider senaryoları çerçevesinde, genel gider maliyetleri tespit edilmiş

6- Yürütme iş planı ile tüm projenin zamansal yürütme planlaması yapılmış

7- Bu planlama sonucunda kaynak ihtiyaçlarının, yani malzeme ve işgücü ihtiyacının aylık dağılımları tesbit edilmiş

8- Malzeme ve işgücü aylık dağılımları dikkate alınarak satınalma veya işgücü temin planlamaları yapılmış

9- Satınalma ve işgücü temin planları doğrultusunda ödeme plan senaryoları hazırlanmış

10- Oluşturulan ödeme planları, imalat iş planlarının gerektirdiği “hakediş gelirleri” gelir tabloları ile örtüştürülerek nakit akış tabloları ve bütçe  hazırlanmış olmalıdır.


Bütün bu veriler, ilgili projenin ana yürütme planı olan “Master Plan” da yer alması gereken ve 
 projenin her  safhasında izlenmesi ve kontrol edilmesi gereken en önemli unsurlardır. 

Hazırlık safhasında yapılması gereken; Master plan içeriğine göz atıldığında görülecektir ki, tüm bu veriler birbirine bağlıdır. Her birinde oluşacak bir değişiklik bir diğerini etkilemektedir. Her biri bir bütünün etkileşimli çalışan bir parçası olmak durumundadır.  


Bu safhada da görüldüğü gibi, projenin tüm verileri bir diğeri ile etkileşimli olmak durumundadır. Proje de sorumluluklarını yerine getiren her çalışanın ürettiği veriye, projenin diğer bir safhasında çalışan diğer bir elemanın ihtiyacı vardır. Bu verilerin ölçüm değerlerindeki doğruluk, proje karar elemanlarının değerlendirme yaklaşımının doğruluğunu sağlayacaktır. Bu kapsamdaki projeler, kişisel veri tabloları olan, veriyi paylaşma olanağı olmayan  “Excel”  dosyalarında çözümlenemez. Çözüm sektöre özel yapılandırılmış ERP sistemlerindedir.

Planlama Safhasında Ölçme ve Değerlendirme;

CPM / PERT / PCS Proje planlama ve zamanlama metodolojileridir. 1957-58 yıllarında geliştirilmeye başlanmış bu sistemler, 1960'lı yıllarda Amerika Birleşik Devletleri Genel Müteahhitler Birliği'nin CPM yöntemini uygulama ve eğitimde onaylaması ABD yönetiminin inşaatla ilgili kuruluşlarının, CPM kullanımını büyük projelerde zorunlu hale getirmesinden sonra büyük önem kazanmışlardır.


Projenin imalat ve aktivitelerinin zaman boyutunu hesaplamakta gerekli olan bu programlar, planlama safhasının temel araçlarıdır.


Planlama noktasında değerlendirilecek olan ve planlama programında yer alması gereken verinin neler olduğuna bir göz atalım;


Aktivitenin adresi belirlenmiş olmalıdır, (binası, katı, mahalli) gibi. Bu bilgi keşifte imalatın yeşil defter bilgisidir. Genelde metraj bu kırılımda (wbs) 
yapılmıştır.Aktivitenin içeriği imalatlardır. Yani keşifte farklı bir format ve kırılım ile yer alan tüm imalatlar, iş programında da farklı bir format ve detayda aktivitelerin içeriğinde yer almalıdır.


Her aktivite veya aktiviteyi meydana getiren tüm imalat kalemleri için, aktivitenin takibinden veya aktivitenin gerçekleştirilmesinden sorumlu birim veya 
kişiler belirlenebilmelidir. Aksi taktirde, bir iş programının temel fonksiyonu olan "Günlük İş Emirleri" ilgili ekip veya kişiye göre raporlanıp alınamaz.


Aktivite ile ilgili tüm  imalatların metraj değerleri girilmelidir. Aktivitenin kapsamını belirleleyen bu değerler, aktivitenin süresini belirlenmesinde 
gereklidir.


Aktivite ile ilgili tüm  parasal değerler girilmelidir. Bütçe ve nakit akışın belirlenmesi için gereklidir.

İşin yürütülmesi sırasında her aktivitenin gerçekleşen miktarı girilmelidir.


Aktivitenin son seviye kaynaklarının miktarsal değerlerine, satınalma veya işgücü ihtiyaç miktarlarının miktarsal ve zamansal ölçekte belirlenebilmesi 
için ihtiyaç vardır.


Bu aktivitelerin tahmini süresi belirlenmelidir. Aslında bunu belirleyen bir diğer faktör de ekip verimleridir.

Bu aktivitelerin birbirleri ile olan ilişki dizinini, yani önceki aktivite, sonraki aktivite  ve bu ilişki dizininin ilişki tipini. SS, FS, SF, FF  belirlenmelidir.


Planlama safhasında yapılması gereken; 
Buradan da anlaşıldığı gibi planlama programlarının ihtiyacı olan veri, metraj, analiz, birim fiyat, keşif, puantaj gibi veri tabanlarındadır. Planlamadan elde edilen veriler ise; satınalma, bütçe, iş emirleri, ödeme kararları, nakit akış, bütçe, hakediş oluşturma, ekip optimizasyonu gibi kararların işleneceği ve raporlanacağı modüllerin zamansal ölçeğini belirlemekte kullanılacak olan veridir.. 

Sonuç

Tüm bu safhadalarda görüldüğü gibi, projenin tüm verileri bir diğeri ile etkileşimli olmak durumundadır. Doğru yönetimsel kararlar için her safha ve her modülde ulaşılması ve değerlendirilmesi gereken verinin mümkün olan en alt detayda olması gerekmektedir. 

Bu ancak sektöre özel yapılandırılmış 
ERP sistemlerinde sağlanabilir.


Ölçme ve değerlendirme içeriğinde de görüldüğü gibi, veriye hakimiyet ve verinin sistem içindeki etkileşiminin ve paylaşımınınn sağlanması en önemli unsurdur. Bu verilere ulaşmadan, değerlendirmeden yapılan yönetimin "İnşaat Yönetimi" olgusu ile karıştırılmaması gerektiğini, belki "İnşaat Sevk ve İdaresi" olarak isimlendirilmesi gerektiğini düşünüyorum.


Dünya platformunda, inşaat firmalarını gözlemlediğimizde, inşaat yönetimi sistem araç ve standardizasyonunun da, ülke gelişmişlik ve kültür seviyesi ile doğru orantılı olduğunu çok çarpıcı şekilde hissederiz.

İnşaat  firmalarının büyük bir çoğunluğu, henüz, sevk ve idare yönteminden, proje yönetim olgusuna geçememiştir. Firmaların büyük bir çoğunluğunda,  “Excel” programı, inşaat proje yönetimi olgusunun  her safhasında, tüm verilere ev sahipliği yapan, firma hafızasını oluşturan tek  araçtır.


İnşaat yönetiminin tüm safhaları ve bu safhalarda çözümlenen, yer alan tüm çalışmalar, günümüz teknolojisine uygun sistemler içinde değerlendirilmelidir.


Proje yönetiminde başarı, ancak yönetim sanatı ile yönetim biliminin uyumu sonucu sağlanabilir. ERP sistemleri yönetim sanatı ile yönetim biliminin buluşma noktası, yönetim biliminin olmazsa olmaz aracıdır. 
Günümüz teknolojisi içinde, proje yönetiminin hiçbir safhasını ERP sistemleri dışında düşünebilmek mümkün değildir.


İnşaat  yönetiminde sağlanabilecek önemli diğer bir gelişme de,  müteahhit ve çalışan teknik personelin, günün teknolojisi içinde ben neredeyim aslında nerede olmam gerekir diye kendilerini ölçme ve değerlendirmeye alabilmelerindeki becerilerinde olacaktır.